Η εκδήλωση θα λάβει χώρα την Τρίτη 8 Οκτωβρίου 2024. Τον συντονισμό έχουν αναλάβει οι Λεωνίδας Κουρμαδάς από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή και Βιλελμίνη Σωσώνη από το Ιόνιο Πανεπιστήμιο.

Οι γλώσσες εργασίας της εκδήλωσης είναι τα ελληνικά και τα αγγλικά, ενώ παρέχονται υπηρεσίες ταυτόχρονης διερμηνείας. Το εργαστήριο στο τέλος της εκδήλωσης θα πραγματοποιηθεί αποκλειστικά στα ελληνικά.